Aktuell rücken vielfach auch bei kleineren Unternehmen (endlich) die Zahlen in den Fokus. Die monatliche oder quartalsweise Auswertung des Steuerberaters reicht nicht mehr und kommt für die laufende Unternehmenssteuerung ohnehin zu spät. Doch die laufende Aufbereitung von Daten und Zahlen kostet den Unternehmer Zeit (die für andere Tätigkeiten besser und effizienter eingesetzt werden kann), die Excel-Kenntnisse stoßen an ihre Grenzen und ein eigener Controller ist zu teuer oder nicht auszulasten.
Schritt für Schritt
Die Kosten für die Einführung eines eigenen Systems schrecken viele ab. Doch das muss auch gar nicht sein. Ein Controlling muss nicht in aller Wucht auf einmal eingeführt werden. Gerade bei einer erstmaligen Professionalisierung der Zahlen muss sowieso geprüft werden, welche Informationen für den Unternehmer und die Mitarbeiter wichtig sind. Strotzt der Bericht vor Informationen, so werden die Empfänger regelrecht davon erschlagen und ein Mehrwert wird nicht erreicht. Beginnt man hingegen Schritt für Schritt mit den für die Empfänger wichtigsten Informationen, so zeigt sich von Bericht zu Bericht ein zunehmendes Interesse, welches durch die Ergänzung von zusätzlichen Kennzahlen oder Grafiken bedient werden kann.
Starthilfe gefällig?
Welche Daten?
Der reine Umsatz ist als Zahl längst zu wenig (und war genau genommen alleine auch nie aussagekräftig genug – das kommt in schwierigen Zeiten nur stärker zum Vorschein). Getreu dem Motto „First things first“ ist es sinnvoll, zuallererst einmal zu prüfen, was bereits an Systemen und Daten vorhanden ist, welche Strukturen bestehen und welche Verknüpfungen es eigentlich zwischen all diesen Einzel-Lösungen gibt. Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass sie während ihrer laufenden Tätigkeit bereits viele Informationen generieren. Werden diese in eine gute Struktur gebracht und werden zum Beispiel in einem Kassensystem Zusatzinformationen miterfasst (wie Gäste pro Tisch, Postleitzahl, Verkäufer, …), so können durch minimalen Mehraufwand bei der Erfassung Informationen für die aktive Steuerung des Unternehmens bereitgestellt werden.
Wie aufbauen?
All das kann noch ohne ein zusätzliches System erfolgen. Ein System löst ohnehin keine Probleme, es sorgt dafür, dass diese digitalisiert werden. Zuallererst sind also der eigene Informationsbedarf zu ermitteln, erste Berichte zu generieren (dafür ist Excel optimal) oder das bestehende Berichtswesen zu optimieren oder gar richtigzustellen. Auf dieser Basis kann dann in einem späteren Schritt die Planung erstellt (oder die bestehende Planung vereinfacht) werden.
Wer soll das machen?
Es zahlt sich aus, für den Aufbau der Berichte, die Analyse und Adaptierung der bestehenden Systeme und Daten professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Das spart Zeit, ist kostengünstig, individuell auf den Bedarf anpassbar.
„Oft reicht es, ein bis drei Tage zu investieren, um ein nachhaltiges Ergebnis zu erreichen.“
Unser Anspruch ist es, dass Sie nach der Einrichtung laufend selbstständig, vor allem aber einfach und schnell Ihre laufenden Berichte erstellen können. Wenn Sie dennoch Unterstützung brauchen, so sind wir gerne weiter bei der Erstellung, Analyse und natürlich auch bei der Diskussion über die aktuelle Unternehmenslage behilflich.
Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Berichte zu erstellen, zu vereinfachen oder neue Datenquellen anzubinden!
Späterer Ausbauschritt
Wenn das Standardreporting erst mal läuft und der Mehrwert erkannt wird, kann als späterer Schritt immer noch entschieden werden, statt Excel ein BI-/EPM-System (wie z.B. Jedox) einzusetzen, um weitere Zeit einzusparen und die Datenqualität zu erhöhen. Insbesondere wenn viele Personen in Reporting und Planung beteiligt sind, macht das schnell Sinn.